SNV

Organisation non gouvernementale
Niger Niamey
Date de publication :
19/08/2019
Employés :
non specifié
Site Internet :
non specifié
Visites :
131

Assistant projet 2Scale (Niger, Niamey)

Date limite
19/08/2019

Détails du poste

Salaire
Non spécifié
Niveau de carrière
Cadre superieur
Expérience
3-5 Années
Sexe
Homme/Femme
Industrie
Comptabilité / Finance / Banque
Diplôme
Licence
Type de contrat
CDD
Type d'emploi
Temps Plein
Candidats
1

Description

MISSION PRINCIPALE DU POSTE

Sous la responsabilité du Country team leader du Programme 2SCALE et de la Directrice des Opérations et Ressources Humaines et en collaboration avec le Country Finance Manager (CFM), l’Assistant programme appuiera la mise en œuvre des activités administrative, logistique et financière des projets dont il/elle a la charge. Il/elle travaillera aussi en étroite collaboration avec le personnel du projet et de concert avec  les différents membres de l’équipe de la SNV Niger (Finances – Operations – Ressources humaines).

 

DESCRIPTION DES TACHES :

GESTION ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE

  1. GESTION ADMINISTRATIVE
  • Gérer les contrats des partenaires du projet et s’assurer qu’ils sont conformes aux procédures de la SNV et du Bailleur et suivre les paiements, dates d’expiration
  • Préparer les contrats pour la fourniture de biens et services ;
  • Assurer la préparation des documents nécessaires pour l’exonération de la TVA et taxes douanières,
  • Préparer les listes d’achats mensuels et mettre à jour les documents appropriés.
  • Effectuer un suivi administratif des partenaires en ce qui concerne la gestion administrative et logistique,
  • Assurer l’organisation des ateliers tenus dans le cadre des activités du projet

 

  1. GESTION LOGISTIQUE
  • Contribuer au processus  des achats dans le respect des procédures de la SNV et du Bailleur
  • Appuyer la planification et l’exécution des opérations de maintenance, entretien et de réparation des équipements ;
  • Appuyer dans la gestion du parc auto et Motos de la SNV et analyser les consommations mensuelles en carburant des véhicules
  • Faire la mise à jour de l’inventaire mensuel et les rapprochements des inventaires théoriques des biens du projet;

 

3. CLASSEMENT ET ARCHIVAGE

  • Assurer un classement compréhensif des documents comptables, administratifs et techniques du projet et assurer sa mise à jour régulière conformément au plan de classement mis en place
  • Classer les rapports financiers soumis au bailleur et les rapports d’audit en copie numérique et copie dure

 

GESTION FINANCIERE

  1. Comptabilité
  • Prendre les dispositions pour que les pièces justificatives des paiements soient d’une bonne qualité, exhaustives et dûment approuvées au moment des demandes de paiements ;
  • Veiller à ce que tous les décaissements soient faits dans le strict respect des procédures financières de la SNV et du bailleur de fonds du projet
  • Assurer un paiement à temps de toutes les factures et une bonne comptabilisation des dépenses du projet à sa charge dans le respect des procédures de la SNV
  • S’assurer que les comptes sont exacts et à jour et qu’ils reflètent la réalité des opérations financières du projet à sa charge
  • S’assurer que toutes les retenues règlementaires à la source sont faites de manière appropriée

 

  1. Gestion des avances au personnel et aux partenaires
  • Assurer une bonne gestion des avances aux employés pour les activités et les voyages
  • Réviser les budgets des activités des partenaires et assurer les paiements des avances dans les conditions agréées dans les contrats avec les partenaires
  • Former les partenaires sur le rapportage financier et les procédures admin/finance de SNV et du bailleur
  • Faire un suivi rapproché des avances et déclarations des dépenses dans le cadre des activités du projet et soumettre le rapprochement mensuel au CFM et au Country Team Leader

 

  1. Suivi de la trésorerie
  • Mettre à jour mensuellement le plan de trésorerie des projets à sa charge et le soumettre au CFM
  1. Suivi des engagements du projet
  • Assurer le paiement exact des prestations de service en lien avec les livrables exigés dans les contrats
  • Assurer à la fin des périodes (années, fin de projet) que tous les prestataires et fournisseurs qui doivent être payés dans la période le sont réellement ou faire les provisions nécessaires

 

  1. Suivi budgétaire

 

  • Assister l’équipe du projet dans l’élaboration et la modification des budgets (plan annuel initial et révisé) 
  • Préparer un suivi budgétaire du projet à sa charge qui sera commenté et présenté au Country Team Leader et au CFM mensuellement ou au besoin

 

  1. Rapportage financier et audits
  • Prendre les dispositions idoines pour un rapportage des partenaires du projet dans les délais contractuels
  • Réviser les rapports financiers des partenaires du projet en lien avec les pièces validées sous la supervision du Country Team Leader et du Country Finance Manager et prendre en compte les éventuels amendements
  • Préparer et soumettre mensuellement les rapports financiers au CFM et  au bailleur de fonds selon le délai contractuel;
  • Préparer les audits annuels du projet dans les délais agréés et assurer la mise en en œuvre les recommandations d'audit pour l'amélioration des systèmes et procédures 

 

  1. Clôture mensuelle et annuelle
  • Participer activement dans la clôture mensuelle des comptes
  • Assurer le suivi des feuilles de temps (timesheets) des agents du projet
  • Réconcilier les comptes du bilan : les avances, les avances staffs, les Goods Receipt/Invoice Receipt….

Autre

  • Exécuter toutes autres tâches que le Coordinateur du Projet et la Directrice des Opérations et des Ressources Humaines aurait à lui confier en lien avec ses qualifications et une définition large du poste.

 

Conditions d'application

Manifestation d’intérêt:

Les candidats(es) intéressés(es) peuvent postuler au plus tard le 19 août en remplissant la demande dans  notre système de recrutement interne :http://smrtr.io/3kPDN

Les dossiers de candidature sont constitués de CV, lettre de motivation, références d’au moins 3 personnes (dont celles du dernier emploi). Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Les candidatures féminines sont encouragées !

Compétences requises

Profil recherché Avoir au minimum un Diplôme de niveau BAC+3 en gestion finance ou tout autre diplôme équivalent ; Disposer au moins de trois (03) ans d’expérience professionnelle dans une ONG ; Avoir une très bonne connaissance d’Excel et des autres applications de Microsoft Office Avoir une bonne connaissance des logiciels de finance et de comptabilité ; Posséder d’excellentes compétences en communication orale et écrite en français; et de solides capacités rédactionnelles des rapports et de synthèse ; Très bon niveau en Anglais parlé et écrit ; Etre honnête intègre transparence faire preuve de rigueur de discrétion et du respect du secret professionnel Avoir une bonne capacité d’intégration et de travail en équipe ; d’excellentes habilités interpersonnelles et interculturelles Etre capable d’organiser son travail de façon indépendante de gérer plusieurs activités à la fois et de respecter les délais Type de Contrat CDD : Un (1) an avec possibilité de renouvellement Date de prise de service souhaitée : le plus tôt possible Lieu d’affectation : Niamey avec des déplacements à l’intérieur du pays

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